Der European Society for eGovernment e.V. (ESG e.V.) befasst sich mit der Entwicklung von E-Government im „Europa der Regionen“. Insbesondere wegen der perspektivischen Bedeutung von E-Government und den Dienstleistungen, die von allen Akteuren erbracht werden müssen, ist es unter dem Aspekt begrenzter Ressourcen von besonderer Bedeutung, dass die sowohl auf Seiten der Verwaltungen, wie auch der Wirtschaft eingesetzten Mittel, einen hohen Wirkungsgrad erreichen. Deshalb setzt sich die ESG e. V. für eine strategische Abstimmung und wirksame Koordination auf dem Weg zu gemeinsamen Zielen ein. Die ESG e. V. ist der Überzeugung, dass die Reform des Finanzwesens der öffentlichen Verwaltung weit mehr ist, als der Austausch eines Buchungssystems und dieser Umstellungsprozess im Rahmen des NKF erst den Anfang darstellt. Deshalb will sie mit diesem Statement der Verwaltung und der Wirtschaft eine Hilfestellung geben, erfolgreich die tief in die Verwaltungsprozesse und –strukturen hineinreichende Umstellung zu bewältigen.
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Die Reform des Finanzmanagements hat zwei wesentliche Merkmale. Die Umstellung wird verordnet. Sie wird eine gesetzliche Grundlage aufweisen und ist somit in einem gewissen Pflichtumfang schlichtweg umzusetzen. Darüber hinaus wird die Umstellung – teilweise abhängig von der Größe der kommunalen Gebietskörperschaft – erhebliche Ressourcen im Rahmen der Umstellung und im späteren laufenden Betrieb binden. Die ESG e. V. will mit diesem Statement zwei Kernaussagen transportieren, welche zu einem nachhaltigen Erfolge der Umsetzung beitragen. Kernaussagen:Um die hohen Umstellungskosten zu rechtfertigen ist eine langfristige Vision notwendig, welche erkennen lässt, dass sich die Verwaltung bzw. die Wirtschaft bewusst ist, wie tiefgreifend die Veränderungen durch den Austausch des Finanzmanagements sind! Der Umstellungsprozess bedarf eines breiten und tiefen Fachwissen. Ein Vorgehensmodell soll einen sicheren Umstieg gewährleisten. Langfristige Vision: Die Umstellung des Finanzmanagements wird die Verwaltung weit aus mehr verändern, als Sie sich heute schon bewusst ist. Das Herzstück der Verwaltung, die Kameralistik, wird ersetzt durch ein im Kern kaufmännisches Rechnungswesen. Dies birgt Risiken, aber auch gewaltige Chancen. Durch den Reformprozess ist erkennbar, dass im Fokus richtigerweise immer wieder die planungs- und steuerungsrelevanten Sachverhalte (Steuerung des Werteverzehrs durch Einbezug der aufwandsgleichen Kosten wie Abschreibungen; Steuerung des Konzern Stadt; Optimierung der Planung und der politischen Diskussion etc.) stehen. In der Reformdiskussion treten aber vermehrt die zusätzlichen Chancen in den Hintergrund, welche sich durch eine Organisationsoptimierung (Aufbau und Prozesse über die Verwaltungsgrenzen und Rechtsformgrenzen hinweg), eine integrierte Datenhaltung (Vermeidung von Fehlern und Doppelarbeiten), eine Neuausrichtung am Kunden/Bürger ergeben würden. Diese Chancen können nicht alle zur gleichen Zeit genutzt werden, jedoch müssen die notwendigen Grundlagen im Kern angelegt werden. Dazu ist eine gewisse Grundphilosophie seitens der Verwaltung und der Wirtschaft notwenig: Der Einsatz einer verwaltungs-/unternehmensweiten und fachbereichsübergreifenden Softwarelösung ist sinnvoll, welche in Modulen die notwendigen Bausteine für ein eBussiness (=eGovernement) und ein Customer-Relation-Management (=Kunden/Bürgerservice) mitbringt.
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| Es empfiehlt sich für die Verwaltung wie für die Wirtschaft, Aussagen zu erarbeiten, zu dokumentieren und zu verabschieden, welche langfristigen Ziele mit der Umstellung erreicht werden sollen, die über den herkömmlichen Ansatz der Realisierung des Finanzmanagements hinausgehen. Vorgehensmodell: Erfahrungen zeigen, dass der Großteil von IT-Projekten nicht wie geplant abgeschlossen werden bzw. sogar gänzlich scheitern. In beiden Fällen werden unnötige finanzielle und personelle Ressourcen gebunden, welche für andere Aufgaben verwendet werden könnten!Diese Erfahrung wiegt mit Blick auf eine derart umfassenden Aufgabenstellung doppelt. Die ESG e. V. hat daher aus ihren Mitgliedern heraus ein modellhaftes Vorgehen (Best-Practice-Vorgehen) skizziert, welches in mehrfacher Hinsicht die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung darstellt. Dabei wird für Verwaltung und Wirtschaft angeregt, folgende Fragestellungen zu jedem der aufgeführten Kästen vor Vergabe bzw. vor Angebotsabgabe zu beantworten:
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